Gestiunea – ce este și ce avantaje are

Gestiunea sau managementul stocurilor se referă la procesul de comandare, stocare și utilizare a inventarului unei companii. Aceasta include gestionarea materiilor prime, componentelor și produselor finite, precum și depozitarea și prelucrarea acestor articole.

Ponderea stocurilor în totalul activelor unei firme variază între 14-46%. În medie stocurile reprezintă între 17-20% din cifra de afaceri a unei companii.

Ce este gestiunea (managementul) stocurilor?

Managementul stocurilor este ansamblul procedurilor aplicate de o companie pentru a determina:

  • când să facă provizii;
  • respectiv cantitățile de cumpărat.

Gestionarea stocurilor este esențială pentru a satisface cel mai bine cerințele clienților. Stocul trebuie să conțină articolele solicitate în cantitatea corectă.

Pentru companiile cu lanțuri de aprovizionare și procese de fabricație complexe, realizarea echilibrului între lipsa stocurilor și existența de stocuri excesive este deosebit de dificilă. Pentru a realiza acest echilibru, firmele au dezvoltat două metode majore pentru gestionarea stocurilor: just-in-time (JIT) și planificarea cerințelor de materiale (MRP).

Unele firme, precum firmele de servicii financiare nu dețin inventar fizic și, prin urmare, trebuie să se bazeze pe gestionarea serviciilor, respectiv pe gestionarea clientelei, astfel încât aceasta să nu se afle în situația de a aștepta foarte mult pentru a obține serviciul oferit de companie.

Cum funcționează gestionarea stocurilor?

Inventarul unei companii este unul dintre cele mai valoroase active ale sale. În comerțul cu amănuntul, producția, serviciile alimentare și alte sectoare care necesită existența fizică a stocurilor, intrările (materiile prime, materialele etc.) și ieșirile (produsele finite) unei companii reprezintă esența activității sale. Un deficit al stocurilor poate fi extrem de dăunător.

Stocurile mari prezintă riscul de deteriorare, furt, depreciere sau schimbări ale cererii. Ele ar trebui să fie asigurate.

În cazul unora, dacă nu sunt utilizate la timp ori vândute la timp, poate fi necesar să fie eliminate la prețuri de lichidare – sau pur și simplu distruse (păstrarea/depozitarea lor se poate dovedi o opțiune mai costisitoare).

Din aceste motive, gestionarea stocurilor este importantă pentru întreprinderile de orice dimensiune. Știind când să refaceți stocurile, ce stocuri trebuie să achiziționați sau să produceți, ce preț să plătiți – precum și când să vindeți și la ce preț – pot deveni cu ușurință decizii complexe. Întreprinderile mici vor ține adesea evidența manuală a stocului. Companiile mai mari vor folosi software-ul specializat de planificare a resurselor (ERP). Cele mai mari corporații folosesc aplicații software foarte personalizate (SaaS) .

Strategiile adecvate de gestionare a stocurilor variază în funcție de industrie.

Contabilitatea stocurilor

Inventarul reprezintă un activ curent, deoarece o companie intenționează de obicei să-și vândă produsele finite într-un timp scurt (un an, în general). În acest context, stocurile trebuie să fie numărate sau măsurate fizic înainte de a putea fi înregistrate într-un bilanț. Companiile mențin de obicei sisteme sofisticate de gestionare a stocurilor capabile să urmărească nivelurile acestora în timp real.

Contabilitatea stocurilor utilizează una dintre cele trei metode de înregistrare: costul determinat după regula primul intrat-primul ieșit (FIFO); costul determinat după regula ultimul intrat-primul ieșit (LIFO); sau costuri medii ponderate.

Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ și valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent.

La locul de depozitare sau de utilizare în procesul de producție a stocurilor se ține o evidență tehnică operativă a stocurilor pe bază de fișă de magazie sau alte documente stabilite de unitate, în conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.

Ieșirile de stocuri aferente unei perioade, înregistrate în contabilitatea financiară, vor fi corelate cu cheltuielile evidențiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., după caz, în funcție de consumurile tehnologice normate.

Metode de gestionare a inventarului

În funcție de tipul de afacere sau produs analizat, o companie va utiliza diverse metode de gestionare a stocurilor. Unele dintre aceste metode de management includ fabricarea just-in-time (JIT), planificarea cerințelor de materiale (MRP), tehnica lotului constant (tehnica EOQ – Economic Order Quantity) și vânzările zilnice de inventar (DSI) .

Gestiunea stocurilor Just-in-Time

Fabricarea just-in-time (JIT) își are originea în Japonia în anii 1960 și 1970. Metoda permite companiilor să economisească sume importante de bani și să reducă deșeurile, păstrând doar stocurile necesare pentru a produce și vinde produse. Această abordare reduce costurile de depozitare și asigurare, precum și costurile lichidării sau aruncării excesului de inventar.

Gestionarea inventarului prin JIT poate fi însă riscantă. Dacă cererea crește în mod neașteptat, este posibil ca producătorul să nu poată obține materiile prime necesare pentru a satisface cererea respectivă, afectându-și reputația în rândul clienților, care se pot orienta către concurență. Chiar și cele mai mici întârzieri pot fi problematice; dacă o intrare cheie nu ajunge „exact la timp”, poate rezulta un blocaj.

Planificarea cerințelor de materiale

Planificarea cerințelor materiale (MRP) este o metoda de gestiune a stocurilor care se bazează pe prognozarea vânzărilor, precum și a necesarului de materii prime și materiale aferente, ceea ce înseamnă că producătorii trebuie să aibă înregistrări exacte ale vânzărilor pentru a permite o planificare corectă a intraărilor și de a comunica aceste nevoi cu furnizorii de materiale, în timp util. Incapacitatea de a prognoza cu precizie vânzările și de a planifica achizițiile de inventar duce la incapacitatea producătorului de a îndeplini comenzile.

Tehnica lotului constant

Modelul EOQ (Economic Order Quantity) este utilizat în gestionarea stocurilor prin calcularea numărului de unități pe care o companie ar trebui să le adauge la inventarul său cu fiecare comandă de lot pentru a reduce costurile totale. Costurile din model includ costurile de păstrare și de achiziție.

Modelul EOQ urmărește să se asigure că se comandă cantitatea necesară corectă pe lot, astfel încât o companie să nu trebuiască să facă prea frecvent comenzi și să nu existe un exces de stocuri. Costurile totale cu stocurile sunt reduse la minimum atunci când atât costurile de achiziție, cât și costurile de deținere sunt minimizate.

Zile de vânzare a inventarului

Zilele de vânzare a stocurilor (DSI) este un raport financiar (indicator de gestiune) care arată timpul mediu în zile în care o companie își transformă inventarul, inclusiv bunurile care sunt în curs de fabricare, în vânzări.

DSI este, de asemenea, cunoscut sub numele de vârsta medie a inventarului, zile de stoc restante (DIO), zile de inventar (DII), zile de vânzări în inventar sau zile de inventar și este interpretat în mai multe moduri. Indicând lichiditatea inventarului, cifra reprezintă câte zile va dura pentru ca stocul actual al unei companii să fie vândut. În general, este preferat un DSI mai mic, deoarece indică o durată mai scurtă de deținere a stocurilor.

DSI mediu variază de la o industrie la alta.

Concluzie

Orice afacere, indiferent de natura activității desfășurate, trebuie să-și asigure o bună gestionare a stocurilor, precum și eficiență în rotația stocurilor și gestionarea aprovizionării pentru a fi eficientă, profitabilă și pentru a evita depozitarea excesivă și costurile aferente acestei situații nedorite.