Cum poți gestiona eficient un spațiu de birouri tip open space?

Birourile open space sunt caracteristice unui număr mare de companii, în general multinaționale, fiind o soluție facilă de a oferi angajaților deopotrivă spațiu, dar și posibilitatea de a se cunoaște mai binel. În general, birourile open space se pretează foarte bine în zonele de top ale orașului, pentru a le oferi angajaților posibilitatea să ajungă ușor, din aproape orice punct ar veni. În București, poți găsi cu ușurință birouri de închiriat în Baneasa, pe care le poți amenaja în birouri open space cu adevărat excepționale.

Open space înseamnă, prin definiție, un spațiu amplu, deschis, însă, acesta trebuie amenajat cu atenție, deoarece trebuie să acorzi fiecărui angajat dreptul la intimitate, în timp ce asiguri și buna funcționare a activității. Iată cum poți gestiona aceste situații și ce poți face pentru a îmbunătăți caracteristicile spațiului de birouri open space.

Separă birourile sau alocă-le o distanță generoasă

Deși tendința este aceea de a aglomera birourile, pentru a crește productivitatea, specialiștii susțin că unul dintre cele mai importante lucruri este să ai grijă de angajați și să le asiguri un spațiu cu măcar un minim de intimitate. Chiar dacă angajatul nu ia masa neapărat la propriul birou, necesitatea de a rezolva o problemă personală trebuie tratată cu respect. Folosește separatoare textile sau mărește distanța dintre birouri, astfel încât salariatul să se simtă protejat.

Distanța este foarte bună, mai ales în cazul aspectelor ce țin de sănătate. Contextul actual demonstrează foarte bine acest lucru, dacă ai în vedere ideea de a respecta distanța minimă de 2 metri între persoane, pentru a evita transmiterea unor boli sau a unor virusuri.

Delimitează spațiile de recreere

Tocmai pentru ca angajații să nu fie nevoiți să ia masa pe birou, în văzul clienților sau al celorlalți colegi, sau să fie nevoiți să părăsească incinta pentru a fuma, poți amenaja spații dedicate acestor activități. Studiile arată că salariații sunt mai motivați să lucreze dacă le sunt respectate câteva pauze pe zi, în timpul programului de muncă, chiar dacă acestea vizează fumatul. Pentru masa, poți amenaja o mică bucătărie într-un colț al biroului sau, dacă ai o cameră dedicată, este cu atât mai avantajos. Mobilează și utilează decent, iar angajații vor merge pentru masă la bucătărie, fără să mai mănânce pe biroul de lucru.

Creează spații separate pentru întâlniri și ședințe

Se poate întâmpla ca, uneori, să vrei să ai o discuție cu un angajat. Sau, poate vei fi gazda unei întâlniri de afaceri. În oricare dintre cazuri, vei avea nevoie de un spațiu dedicat, pentru intimitatea întâlnirii. De aceea, amenajează o sală specială pentru întâlniri și ședințe, pe care să o folosești atunci când ai lucruri foarte importante de gestionat. În acest fel, nu va trebui să porți o discuție într-un cadru larg, în biroul deschis și nici nu vei fi nevoit să rogi pe cineva să îți permită să îi utilizezi biroul. 

În contextul actual, spațiile open space vizează și anumite reguli de igienă și de distanțare fizică, în sensul respectării unele reguli ce au în vedere sănătatea celor din jur. Cu toate acestea, spațiile open space facilitează colaborarea și coordonarea colectivului și ușurează, foarte mult, circuitul muncii. Nu mai este necesară tranziția de la un birou la altul, cu închiderea și deschiderea ușilor în permanență și nici închiderea angajatului într-un birou de sticlă, separat de restul colectivului.

Spațiile open space sunt mai practice, mai ușor de gestionat, mai eficiente și chiar mai estetice decât birourile uzuale, dând un aer tineresc oricărui tip de business.